Things 3로 할 일 및 일정 관리 시작하기

Things는 GTD 방식을 차용한 할 일 및 일정관리 프로그램이다. GTD 방식은 다양하고 복잡한 프로젝트들을 잘개 쪼개서 작은 단위로 만들고 그것들을 하나씩 처리해나갈 때에도 유용하다. 어떤 일을 할지말지 결정하는건 스스로의 몫이다. 우리가 해야할 일 목록과 아이디어는 모두 Thnigs에 기록돼 있다. 이 것들을 검토하면서 하나씩 처리하면된다.

우리는 아침에 눈을 떠서 출근하거나 나름대로의 방식으로 일을 시작한다. 아무런 일도 하지않고 원하는 것을 얻을 수는 없으므로 어떤식으로든 뭔가를 해야한다. 그런데 오늘, 우리는 도대체 무슨 일을 해야할까? 밀린 빨래나 설거지? 아니면 글쓰기? 블로그 포스팅? 친구와 다녀온 여행에서 찍은 사진 정리? 도대체 오늘, 아니면 지금 당장 해야할 일은?

복잡하고 다양한 시대를 살고 있는 우리에게 어떤 일의 우선순위를 정하는건 골치아픈 문제다. GTD에서는 우선순위는 큰 의미가 없다. 모든 할 일을 언제가는 해야하고 그것이 오늘 할 일들이라면 오늘안에 어떻게든 다 끝내야한다. 만약 오늘 할 일을 오늘 다 못한다면, 일정 계획이 잘못됐거나 오늘 하루 게을렀거나 둘 중 하나다.


GTD나 도구를 활용한 할 일 관리는 언제 어떤 일을 할지 결정하는데 도움이 된다. 결국 생산성을 높일 수 있고 결과적으로 짧은 시간에 더 많은 일을 할 수 있게된다(오늘 어떤 일을 해야할지 고민하면서 낭비하는 시간이 줄어드는 까닭에).

GTD는 프랭클린 플래너든, 메모지나 다이어리, 심지어 포스트잇을 포함해서 할 일 관리 도구를 통해 할 일을 진행할 때의 최대단점은 깜빡하는 일이다. 할 일 자체를 깜빡하는 일보다는 기록하지 않아서 깜빡하는 일이 생길 수 있다. 사용자는 항상 Things를 보면서 할 일을 하나씩 해가는데, 만약 오늘 꼭 해야하는 ‘청소'가 Things에 없다면? 청소해야한다는 사실이 기억날 때 까진 청소를 못한다. 그래서 Things를 포함한 모든 할 일 관리에서 가장 중요한건 모든걸 기록하는 일이다. 그게 얼마나 사소하고 중요한지는 관계없다. 모든것을 기록해야한다. 모든 것을!

그렇게되면 이제 우리가 오늘 해야할 일은 큰 관점에서 단 하나 뿐이다. '오늘 할 일'목록에 있는 모든 일을 하는 것이다.


생각 보관(기록)하기 : To-Dos 입력

할일과 일정을 제대로 관리하는 시작은 그 무엇이든 일단 기록하고 보는 일이다. 기록은 굉장히 중요하다. 나중에 필요없을 때 지우는건 쉽지만, 잊어버린 기억을 되찾는건 아주 어렵기 때문이다. 순간순간 떠오르는 아이디어들을 한 곳에 보관해두면 언제라도 유용하게 쓸 수 있다. 우리는 일정 전체를 모두 외우고다닐 수 없다. 적절하고 유용한 도구의 도움을 받는게 필요하다.

길을 걷다가, 아니면 유튜브에서 동영상을 보다가 문득 어떤 인사이트가 떠올랐을 때, 어떻게하면될까? Things3는 이전버전과 마찬가지로 전역 단축키를 이용해 어떤 화면에서든 바로 Inbox에 기록할 수 있는 빠른 기록 기능을 제공한다. Things 화면이 열려있다면 Things에 바로 넣는 것도 좋은 방법이다.

일단은 모든걸 저장한다. 보통은 Inbox에 저장하지만, 스타일에 따라 원하는 곳에 넣어둬도 상관은 없다. 생각은 형식이 없으므로 짧든 길든 계속해서 저장한다. 이때에는 맞춤법이나 정확성, 날짜나 일정(없을 경우)에 구애받지말고 우선은 기록하는 것에 의미를 둔다. 추가적인 사항이나 필요한 내용들, 날짜와 시간 지정 및 기타 부가적인 것들은 추후에 검토하여 얼마든지 만들어낼 수 있다. 문득 내일 빨래를 해야겠다는 생각이 들었다면 우선은 Inbox에 '빨래'라고 입력한 다음, 오늘 저녁 정도에 '빨래’ 항목에 ‘내일’ 또는 ‘시간'을 입력하고 알림을 설정하면된다.


할 일 고르기 / 오늘 할 일 하기

날짜별로 할 일을 지정한다. 각 할 일 별로 시작일과 마감일을 지정할 수 있다. 이 작업은 수시로 해도되고 원활한 진행을 위해서라면 정해진 시간(이를테면 잠들기 전)에 한꺼번에 처리해도된다.

가령, 내일 할 일과 다음주에 할 일은 구분되어야한다. 그리고 오늘 할 일 역시 중요하다. 모든 할 일에는 날짜가 포함되면 좋다. 오늘 할 일에는 'Today'를 넣어주고, 3일뒤나 다음주는 해당 날짜를 넣어주면된다. Things3에서는 직관적인 디자인을 통해 날짜 입력을 편하게 해두고 있으므로 누구나 쉽게 사용할 수 있다. 그리고 내일부터는 'Today'카테고리에 있는 것들(오늘 할 일들)을 시간에 맞춰 하나씩 처리하면된다.


Things 3에 추가된 재미있는 기능은 ’오늘 저녁에 할 일‘이다. 오늘 할 일과 오늘 저녁에 할 일을 구분해둘 수 있다. 예를들어 '집에서 수도 고치기'가 '이메일 보내기’, ‘보고서 만들기'따위와 섞여있으면 할 일 리스트는 상당히 복잡해지고 산만해질 수 밖에 없는데 이럴 때 유용하게 쓸 수 있다. 말하자면 '오늘 할 일'은 업무시간 때 할 일, '오늘 저녁에 할 일'은 그외적인 것들을 넣어둘 수 있다. 딱히 정해진 정답이 있는건 아니므로 각자의 방식으로 이용하는게 제일이다.

나같은 경우에는 '오늘 저녁에 할 일'이 시각적으로 눈에 잘 보여서, 지금 하고 있는 일을 Today → This Evening으로 옮겨놓고 작업을 시작한다. 그리고 완료되면 또 다른 일을 Today → This Evening으로 옮기는 식으로 사용한다.


시간 계획하기

효율적인 업무 진행을 위해 각 할 일 마다 날짜와 시간을 지정해주는 작업이다. 위에서 오늘 할 일을 골랐다면, 여기에서는 Inbox에 있는 모든 할 일을 검토한다. 캘린더의 일정을 점검하여 언제 무슨 일을 어떻게 할 것인지를 정해야한다. 일정을 정하는 것은 꽤 까다롭지만, 한 번 정해두고 그대로 이어가는게 할 일을 처리하기 위한 가장 빠른 방법이다.



반복되는 일들이 있다면 할 일을 repeat해둘 수도 있다. '월급 확인'이 할 일 중 하나라면 월급날에 맞춰(예를들어 20일) Today 항목에 '월급 확인'이라는 할 일을 자동으로 추가할 수 있다. 일종의 자신만의 워크플로우를 만드는 것인데 적응이 되면 굉장히 유용하다. 달력은 깔끔해지고 '월급 확인'이라는 일을 잊을 확률이 낮아져서 많은 일들을 처리할 수 있다. '아맞다! 월급 확인해야되는데!'같은 아차 싶은 경우는 줄면 줄수록 좋을 것이다.


태그, 필터링, 프로젝트 구조화

할 일을 기록하고 그 할 일에 날짜와 시간이 지정됐다면 이제 그 할 일을 하면된다. 좀 더 효율적으로 할 일을 관리하기 위해 태그, 프로젝트 구성, 할 일 구조화 등 컨텍스트를 추가할 수 있다. 태그를 지정해두면 할 일을 참고할 때도 유용하지만, 추후에 검색하거나 필터링해서 한꺼번에 참고할 때도 유익하다.

더불어 어떤 할 일은 실제로는 좀 복잡해서 여러 단계를 거쳐야하는 경우도 있다. 단순한 할 일이 '빨래'라고 할지라도 '세재 구매’, ‘물 받기'등이 사전에 해결되어야하는 경우도 있기 마련이다. 이럴땐 할 일 아래에 체크리스트를 만들거나 프로젝트로 만들어서 시작하면된다.


세부정보 추가하기

할 일에 대한 세부 정보가 필요할 때도 있다. 간략한 메모나 참고할 링크, 할 일에 대한 체크리스트나 태그, 미리알림, 마감일자 등이다. 우리는 지금껏 얼마나 많은 중요한 일들을 단지 '깜빡'했다는 이유로 놓치고 말았을까? 미리알림과 마감일을 지정하는건 귀찮지만 꼭 필요한 할 일이다.



Things Cloud 동기화

할 일 목록은 언제 어디서든 확인할 수 있어야한다. 길을 걷다가 떠오른 아이디어와 PC앞에서 떠오른 아이디어 중 무엇이 더 중요한지는 판가름할 수 없다. 그래서 언제라도 할 일을 확인할 수 있고 또 언제라도 할 일을 등록할 수 있는 환경이 있어야하며 그것은 기기에 관계없이 항상 일정한 데이터를 가져야한다. Things는 자체적인 클라우드를 가지고있어서 속도가 빠르고 동기화가 안정적인 시스템을 갖추었다. 무료 계정을 만들어서 자신의 기기에 Things를 모두 설치하면 원하는 작업을 진행할 수 있다.


Things3로 효과적인 할 일 관리하기

프로젝트 기능과 소제목 활용하기

이번 Things3에서는 프로젝트 기능과 소제목 기능이 추가 및 강화됐다. 

각 프로젝트별로 할 일을 구분해두는건 기존에도 있던 기능이었지만 약간 부가적인 느낌이 있었고 대체로 Today나 Someday 또는 next에서 많은게 이루어졌다. 하지만 3버전부터는 프로젝트별로 할 일을 구분해두고 또 프로젝트 안에서도 할 일을 소제목에 따라 나누어 구조화해두면서도 Today와 날짜 연계를 통한 할 일 관리를 할 수 있어 유용하다.


캘린더 연동

맥 캘린더를 쓴다면 Things와 캘린더를 연동할 수 있다. 이번 Things3 에서는 날짜 시간 기능이 비약적으로 발전해서 캘린더를 연동하지 않을 이유가 전혀없다. 

캘린더에 있는 내용을 Things에서 한 눈에 확인할 수 있게됐다. 날짜별 캘린더 일정과 각 할 일을 점검하고 추가 할 일이나 일정을 옮겨야할 일들을 검토하면된다.


맥 위젯 활용하기

Things2부터 3까지는 맥에 있는 위젯에 추가해둘 수 있다. 

굳이 Things를 실행시킨 다음 확인하지 않더라도 작은 화면에 잘 구성되어 있는 화면으로 오늘 할 일에 대해 확인할 수 있다. 위젯만 확인하면 빠르게 오늘 할 일을 검토할 수 있게된다.


이메일, 파일, 웹사이트 링크

이메일이나 파일, 웹사이트 링크를 노트에 추가해둘 수 있다. 해당 할 일을 위해 참고할 자료가 있을 때 함께 기록해두면된다. 파일의 경우에는 직접 첨부가 아니라 참조링크 형태로 들어가있으므로 원본이 지워지면 해당 링크도 연결되지 않으니 주의.


Things 3 기본 단축키

  • ⌘S: 할 일 날짜 지정 또는 Today 지정 등
  • ⌘T: 오늘 할일로 표시
  • ⌘ + 목록 : 할 일을 다른 목록으로 이동
  • ⌘↑: 현재 선택된 할 일을 한 칸 위로 이동
  • ⌘↓: 현재 선택된 할 일을 한 칸 아래로 이동
  • Ctrl + space : 전역단축키, 할 일 입력 

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『아름다운 사표』,『인생을 바꾸는 기적의 블로그』,『1인분 청춘』의 저자, 작가, 강사, 글쟁이, 블로거, 문화 콘텐츠 매니저, skatldjs@gmail.com