지메일(GMail) 서명(네임텍 사인:Signature) 넣는 방법

직장인이라면 누구나 이메일을 지겹도록 보게 될 것이다.
요즘은 대학생들같은 학생들도 이메일을 적극적으로 활용할 수 밖에 없는 세상이다.
특히나, 귀농한 농부나 지역에서 일하는 사람들은 제발 좀(이건 부탁이다) 이메일 관리에 신경을 써주면 좋겠다. 가능하다면 이메일 관리에 관련된 강의가 있으면 적극적으로 청강하길 권해주고 싶은 심정이다. 그만큼 이메일로는 엄청나게 많은 일들을 해낼 수 있는 시대니까. 그리고 이건 개인적인 느낌이지만, 대도시에서 멀어지면 멀어질수록 이메일 선호도와 중요성에 대한 인식이 낮아진다. (아, 물론 이것은 평균치에 대한 개인적인 느낌이지, 대도시라고 해서 별반 다르지도 않다.)

대다수의 직장인들은 하루에도 수십통이 넘는 이메일을 관리하느라 진땀을 빼는 경우가 많다.
업무를 이메일 확인부터 시작해서 이메일 확인으로 끝나는 상황은 전혀 이상하지 않다.
아무튼, 이메일은 그만큼 중요한 역할을 하고있다.

비지니스적으로 많이 사용되는 이메일 서비스는 세상에 모습을 드러낸지 오랜 세월이 흘렀지만 여전히 강력한 역할을 해내고 있다. 요즘엔 스마트폰과 SNS가 대세이긴 하지만,  오히려 이메일을 사용하는 유저들은 더더욱 늘어난것처럼 보인다. 스마트폰과 SNS 때문에 그동안 이메일을 적극 사용하지 않던 유저들도, 이제는 이메일을 사용하지 않을 수 없기 때문이다.



▶ 이메일 서명이 전달하는 것

비지니스적, 혹은 그냥 인맥적으로 알게되어 누군가를 판단할 때, 척도가 되는것은 역시나 이메일이다.
그 사람이 프로페셔널인지, 그저 그런 사람인지, 멍청한 녀석인지는 아주 단순하게 판단할 수 있다. 이메일을 얼마나 잘 관리하고 있는지를 알아보면 되기 때문이다. 통계자료에 의하면 대부분의 CEO나 잘나가는 직장인들의 이메일 회신속도는 놀랍도록 빠른데, 이것이야말로 비지니스에서 차지하는 비중이 크기 때문이다.

이메일 아래쪽에 자동으로 붙는 Signature는 얼핏 보기엔 별 의미가 없는것 같지만, 실제론 많은 의미를 전달하는 역할을 한다. 서명이 있고 없고는 이메일 커뮤니케이션에서 매우 큰 차이를 낳게 된다. 당신이 프로페셔널인지, 그저 그런 사람인지, 멍청한 사람인지가 약 5분만 투자하면 완성할 수 있는 이메일 서명에 달린것이다!
따라서 이메일 서명은 꼭 있어야하는 부분이며, 경쟁력은 이렇듯 사소한것에서부터 탄생한다.


서명을 넣어보기전에 먼저, 이메일에 서명을 넣으면 어떤 효과가 있는지를 알아보자.

● 퍼스널 브랜딩이 가능하다 : 상대방에게 당신이 누구인지, 어떤 성향인지, 얼마나 프로페셔널인지를 보여줄 수 있다

● 연락처 공개 : 오프라인에서 명함 교환 등을 통해 연락처를 공유해도 좋겠지만, 이메일을 통해 연락처 정보를 제공할 수 있다. 이것은 상대방이 당신에게 연락을 취하고자할 때, 접근성을 높여주는 역할을 한다.

● 개인 미디어 링크 : 이메일도 일종의 커뮤니케이션의 플랫폼이므로, 당신과 소통할 수 있는 다양한 개인 미디어들의 링크를 첨부할 수 있다. 예를들어 블로그나 페이스북, 트위터같은 계정의 링크를 삽입함으로써 좀 더 효과적인 소통이 가능하도록 해준다.

● 마케팅 효과 : 당신 회사의 슬로건이나 당신 회사의 주소 등을 통해 네비게이셔닝이 가능해진다.

● 케릭터 선정 : 격언이나 가훈, 생활신조 등을 넣을 경우 당신이 어떤 성향을 가진 사람인지를 보여줄 수 있다. 주의할점은 자칫하면 허세로 보여질 수 있으니 적당히 하는 게 좋다. 적절하지 않으면 격언 같은건 빼는게 오히려 도움이 될지도 모른다.

서론이 길었는데 이제 진짜 지메일에 서명을 넣어보자.
여기에서 서명이라 함은 메일의 최 하단에 자동으로 붙는 일종의 싸인과 같은 것인데,
정식 명칭은 서명이지만 누구는 네임텍이라 하고 누구는 사인이라고 부른다.


▶ 지메일에 서명 추가하기

지메일 화면에서 환경설정으로 접속을 해준다.

환경설정에서 스크롤을 아래쪽으로 내리면 서명란이 보인다.
이곳이 바로 서명을 입력할 수 있는 곳이다.

에디터를 보면 rich text editor 이기에, 다양한 스타일로 구성할 수 있다.
여기에서 중요한 부분이 있는데 바로, 이미지 삽입 부분이다.
지메일은 희한하게 서명의 이미지는 직접 업로드는 하지 못하고, 다른곳에 업로드 후 그 이미지의 URL을 입력하는 방식을 취하고 있다. 페이스북에 올려둔 뒤 넣어도 될 것이고, 블로그에 올려둔 뒤 넣어 된다. 어쨋든 넣을 수 있다는게 중요하다(예전엔 아예 못 넣었으니까.)

완료되면 대개 이런 양상을 띄게 될 것이다.
뭐 순서라든지 길이는 개인의 자유이지만, 이것저것 테스트 해 본 바로는 적당한 길이가 딱 좋아보인다. (이 화면도 사실 좀 긴듯해서 어떻게하면 줄일까 고민중이다.)

아주 가끔씩 이메일 서명에 QR코드를 넣어서 사용하는 유저가 있는데,
QR코드를 스마트폰으로 스캔해서 스마트폰에서 웹페이지로 이동하느니, 차라리 간편한 링크를 제공해주면 좋겠다는 생각을 많이 한다. 클릭 한번이면 끝나니까. 개인적으로 이메일 서명에 QR코드를 넣는것은 매우 나빠보인다.

또, 모든 서명 전체를 이미지화 시켜서 아주 멋드러지게 꾸민 다음 서명으로 활용하는 유저도 있다. 물론 이것은 눈으로 보기에는 아주 멋지지만, 정작 실용성은 떨어진다. 예를들어, 서명 이미지에 적힌 페이스북 주소로 접속하고 싶다고 할 때, 이미지가 아니라면 클릭 한번이면 끝나지만, 이미지만으로 구성되어 있으면 일일이 타이핑을 해야 한다. 이것은 귀찮은 작업이기에 아예 안들어가고 말게 된다.

개인적인 느낌으로 가장 좋은 조합은 텍스트 + 이미지 형태다.
즉, 텍스트로 제공할 수 있는것들(링크 주소를 포함한 일반 텍스트)은 최대한 제공하되,
자신의 얼굴이 나타나는 이미지 한장 정도의 조합이 알맞아 보인다. 또 텍스트는 볼드체나 폰트 색상 변경 등을 통해 얼마든지 디자인할 수 있다.



이메일을 사용하는 사람이라면 반드시 서명 작업을 하기를 권해주고 싶다.
꼭 지메일이 아니어도, 요즘 왠만한 이메일 서비스들은 대개 서명 기능을 제공한다. 따라서 단 한번만 신경써서 작성해 둔다면, 앞으로는 자동으로 메일 하단에 붙기 때문에 아주 편리하다

사무업무에 있어서 이메일은 이제 전화와 맞먹을 만큼의 비중을 차지고 있다.
그만큼 없어서는 안되는 유용한 플랫폼이며, 간편한 이메일이야말로 온라인 커뮤니케이션의 시초는 아닐까 한다.
이러한 이메일을 사용함에 있어서, 이메일 서명을 적절하게 활용한다면 좀 더 프로페셔널한 직장인이나 학생으로 거듭날 수 있으리라.