[DEVONthink 가이드] 데본씽크 기본 기능 11가지
- 키노트와 MAC
- 2014. 8. 4.
데본씽크 기본 기능 11가지
들어가며
데본씽크에는 정말 많은 기능들이 집약되어 있다. 너무나도 많은 기능들과 도구들 때문에 무서운 기분까지든다. 괴물같은 프로그램이다. 그러나 실무에서 사용하는 데본씽크의 기능은 극히 제한된다. 실제론 사용자 스타일에 따라 다양하게 사용할 수 있으면서 공통된 몇 가지 주요 기능들을 자주 사용하게 될 것이다. 먼저 데본씽크에서 제공하는 가장 기본적인 기능들을 배워보고, 자신의 업무에 적절하게 적용하여 사용해보자. 업무 효율이 증가하고 생산성이 향상되며 결과적으로 자료수집 및 관리가 재미있어 질 것이다.
목차
- 문서 분석 및 통계
- 인터넷
- 웹 페이지 저장
- 이동식 디스크 인덱싱
- 사진과 음악파일 카탈로그 만들기
- 하드디스크 파일 인덱싱
- 텍스트 및 기타 중요 데이터 수집하기
- 북마크 관리하기
- 뉴스피드 받아보기
- 노트 작성
- 텍스트 작성 및 목차 작업
문서 분석 및 통계
데본씽크를 이용하는 가장 큰 이유라면 역시나 검색 기능이다. 검색 기능을 제외하면 데본씽크를 사용할 아무런 이유가 없다. 데본씽크의 처음이자 끝은 텍스트를 검색해서 문서를 찾아내는 것이다.
첫번째로 통계 기능이 있다. 이 기능을 사용하면 데이터베이스에 있는 모든 단어의 목록을 만들 수 있고, 특정 기준으로 정렬하거나 검색 길이를 제한하여 원하는 결과를 도출할 수도 있다.
통계 기능은 데본씽크 메뉴의 Tools - Concordance를 선택한 다음, 원하는 DB나 보관함(Inbox 등)을 선택하면된다.
이 검색은 아주 빠르게 진행되기 때문에 사용자가 지루하게 기다릴 필요는 없다. 이미 데본씽크 안에서 인덱싱이 모두 완료된 상태이기 때문이다. 통계에 나오는 문맥과 선택한 단어와 유사한 단어를 모조리 찾아낼 수 있다. 자주 반복되는 단어, 그 단어의 길이, 그리고 그 단어가 포함되어있는 문서를 빠르게 찾을 수 있다는게 장점이다.
통계 기능 내부에서 또 검색 기능을 제공하고 있다. 그래서 쉽게 여러가지 단어를 찾아낼 수 있다.
예를들어 당신이 1000개 정도되는 짤막짤막한 문서를 만들어 데본씽크에 넣어두었다해보자.(보통 책, 논문, 시나리오 등이 이렇듯 꼭지별로 작성된다) 막상 작성할 때엔 사과의 영문명을 Applee 로 알고 있었는데 나중에 알고봤더니 정확한 명칭이 Apple이다. 이제부터 1000개의 문서에 포함되어 있을지 없을지 모르는 Applee 이라는 단어를 모조리 찾아내서 수정해야한다. 만약 낡은 방식이라면, 1번부터 1000번까지의 모든 문서를 오픈한다음 검색으로 Applee을 찾아 Apple로 바꿔줘야할 것이다. 어떤 문서에는 Applee이 있고 또 어떤 문서에는 그 단어 자체가 없다. 데본씽크의 통계 기능을 이용하면 매우 편리하게 수정할 수 있을 것이다.
통계 기능에서 특정 단어를 더블클릭하면, 가장 일치성이 높은 문서부터 차례로 보여준다. 이때 이 일치성을 판단하는 것은 데본씽크 자체내 인공지능(AI)이다. 인공지능은 Score라는 점수화를 토대로 사용자에게 가장 알맞은 문서를 ‘자동으로’추천해준다. 무려 자동으로!
이렇듯 통계 기능은 적재적소에서 유용하게 활용할 수 있는 기능이다.
인터넷
인터넷은 지식과 정보분야의 세계에서 가장 큰 데이터베이스라 할 수 있다. 데본씽크는 자체적으로 웹 브라우저와 같은 역할을 할 수 있다. 즉 데본에 저장된 자료의 콘텐츠 상에서 웹과 연동한 많은 기능들을 이용할 수 있다.
데본씽크를 실무에 이용하게되면, 저장된 자료들 중 상당수는 웹 페이지의 콘텐츠가 될 확률이 높다. 그래서 데본씽크에서 웹 콘텐츠를 관리하는건 중요하다.
데본씽크에서는 웹 페이지를 스크랩하여 웹 화면 그대로를 자료화할 수 있다. 이것이 데본이 강력한 이유다. 당신은 웹 페이지를 서핑하다가 원하는 페이지를 만나면 스크랩(북마크)하여 데본씽크에 넣으면된다. 데본은 그 즉시 내용을 로드한다. 데본 자체에 웹 페이지를 열람하고 내용을 편집할 수 있는 패널이 준비되어 있기 때문에 원한다면 웹 페이지의 일정 부분을 자신이 원하는대로 수정할 수도 있다.
웹 페이지를 스크랩해 두면 오프라인 상태에서도 해당 웹페이지를 확인 가능해진다. 하지만 인터넷 전용선이 잘 보급되어 있는 한국에서는 PC 환경에서 오프라인으로 문서를 확인해야 할 경우는 잘 없는 편이다.
또한 RSS/Atom 등 RSS 뉴스피드를 받아보는 역할 및 그것을 처리하는 기능을 추가할 수 있으며, 이러한 문서들을 곧장 스크랩하거나 웹 브라우저에서 다시 확인할 수도 있다. 이때 원하는 자료가 있다면 곧장 스크랩하면 될 일이다.
데본씽크의 인터넷 기능을 통해 할 수 있는 일은 크게 다음과 같다.
- 자주 사용하는 인터페이스에서 즐겨찾는 웹 사이트를 방문할 수 있다.
- 자신이 가지고 있는 다른 문서들과 웹 페이지 콘텐츠를 통합 관리할 수 있다.
- 웹 사이트의 데이터를 데본씽크에 저장하여 보관할 수 있다.
- 웹 페이지 자체나 특정 일부분을 캡쳐하고 아카이브화해서 자료화하는 기능이있다.(웹페이지 스크랩) 이것은 가장 추천할만한 기능이다.
웹페이지 저장
종이로부터 정보를 얻는 시대는 지났다. 여전히 책이나 잡지, 오프라인 신문이 좋은 정보원으로 역할을 하고 있지만 보다 보편적인 정보들은 당신이 접속하는 웹페이지, 검색 결과, 블로그, 온라인 뉴스 사이트, 페이스북이나 트위터 같은 SNS 및 각종 인터넷 모임사이트와 포럼 등을 통해 얻게된다.
데본씽크는 특히나 웹 데이터를 스크랩하여 저장하는데 강점이 있는데, 관련 옵션을 다양하게 마련해두고 있어 편리하다.
웹페이지 저장 옵션
1. 북마크 : 웹 페이지의 URL을 저장한다.
2. 웹 페이지 : 특정 웹 페이지의 소스코드를 저장할 수도 있다. 이때 이미지 같은 경우에는 웹 페이지에 데본씽크에서 오픈 될 때 해당 데이터베이스에서 다운로드 된다.
3. 웹 아카이브 : 이 기능에 주목하라. 많은 데본 유저들이 이 기능을 가장 많이 사용한다. 웹 아카이브는 웹 페이지를 보여지는 그대로 저장하는 형태다. HTML 코드 및 페이지를 표시하는데 필요한 모든 정보를 저장한다. 한마디로 특정 페이지가 당신의 자료가되서 데본씽크의 데이터베이스에 저장된다. 따라서 한 번만 저장해두면, 해당 웹 페이지 내에 있는 모든 텍스트를 검색할 수 있고 쉽게 찾아낼 수 있다. 대체로 웹에 있는 데이터를 스크랩하여 저장할 땐 웹 아카이브 형태를 이용한다.
4. 리치 텍스트 : 선택된 하이퍼링크나 텍스트, 이미지를 함께 저장하는 것도 가능하다.
5. PDF : 웹 페이지 상에서 보여지는 PDF를 데본씽크에 곧장 저장할 수 있다.
위의 기능들 중 북마크를 제외한 모든 기능을 통해 당신은 텍스트와 정보를 검색하고 그것을 분류 및 저장할 수 있다.
Note
전 세계의 모든 웹 페이지의 콘텐츠를 스크랩할 수 있는건 아니다. 일부 웹사이트들은 스크랩을 금지해놓는 경우가 있다. 이를테면 인터넷 뱅킹 사이트나 대학 포털, 온라인 뉴스 사이트들 중 일부 등이 그것이다. 또 어떤 사이트는 로그인을 해야만 캡쳐를 할 수 있다. 이때는 대체로 HTML 코드 및 보안 관계상 그런 경우가 많다. 하지만 우리가 원하는 건 HTML 소스코드도 아니고 해킹을 목적으로 한 것도 아니라 단지 해당 페이지의 자료다. 따라서 만약 스크랩이 금지된 사이트를 만날 경우, 웹 브라우저의 기능 중 <인쇄>기능을 이용하여 PDF로 만들어서 자료화하면 된다.
웹 페이지 저장 기능은 데본의 가장 일반적인 기능이면서 가장 많이 쓰는 기능들 중 하나다. 웹 페이지의 중요 데이터를 쉽게 스크랩하여 저장할 수 있고, 데본씽크 한 곳에서 관련 작업에 대한 모든 데이터를 수집할 수 있다는 장점이 있다. 또한 PDF처럼 활용 가능성이 높은 포맷으로 저장할 수 있으며 검색 기능까지 동시에 이용할 수 있어 편리하다.
실제 데이터를 어떻게 스크랩하고 저장하는지에 대한 부분은 나중에 자세히 설명한다.
이동식 디스크 인덱싱
모든 파일을 PC에 담아두는건 요즘처럼 외부 업무가 잦은 시대에는 거의 불가능하다. 예를들어 당신은 ‘A 보고서’관련 파일을 USB 디스크에 담아두었다. ‘B 보고서’관련 파일은 외장하드에 담아두었고, ‘C 보고서’관련 자료는 PC 하드디스크에 저장되어 있다. 만약 이때 동시에 A 보고서와 B 보고서, C 보고서를 참고해서 어떤 작업을 해야한다면 어떨까. 통합적인 방법이 제공되지 않는 경우라면 끔찍한 일이 발생한다. 모든 디스크를 PC에 삽입해야되고 각각의 파일들을 찾아 들어가서 오픈한 다음 각각 참고해야한다. 만약 A, B, C 모두에게 필요한 ‘abc’라는 문서가 있다면, 이 문서는 USB에도, 외장하드에도, PC 하드디스크에도 중복 저장되어 있을 확률이 높다.
보통 직장 업무를 통해 배우는 보고서나 기획안 문서들은 여러가지 버전을 거치면서 수정 및 보완된다. 한마디로 문서의 버전 관리 체계가 있어야한다. 자료관리에 미숙한 초보들이 저지르는 실수 중에는 중복 문서가 많이 생겨 나중에 어떤 버전이 최신 버전인지 알 수 없는 공황상태가 있다. 실제로 USB, 외장하드, PC 하드디스크 등 여러 곳의 문서를 항상 최신버전으로 관리하는건 상당히 어렵고 귀찮고 손이 많이간다.
데본씽크는 한 곳에서 통합적으로 문서나 자료를 관리할 수 있도록 지원한다. 자료 자체는 USB나 외장하드에 그대로 두면서, 데본씽크 자체에서 해당 자료를 열람하고 수정 및 보완하여 항상 최신 상태로 유지할 수 있다는 뜻이다. CD나 DVD의 자료도 동일하다.
데본씽크는 인덱싱 기능을 지원한다. 이 인덱싱 기능은 말하자면 자료의 원본은 USB에 있고, 그 자료와 데본씽크를 연결하는 것이다. 인덱싱이 되면, 데본씽크는 USB의 해당 문서를 참조할 수 있게되고, 사용자는 데본에서 그 자료가 USB든 외장하드든 하드디스크든 어디에 저장되어 있는지 알 필요없이 그저 사용하면된다. 이런 일련의 시스템을 카탈로그를 만든다고 부른다. 자료에 대한 카탈로그를 만드는 것이다.
인덱싱 기능을 이용해서 각 디스크 볼륨(USB나 외장하드 등)을 생성하고 여러가지 방법으로 그룹화하여 관리할 수 있다. 이후 만약 특정 파일이 필요하다면 해당 디스크를 삽입만해두고(원본을 참조해야 하므로) 데본에서 검색해서 이용하면된다.
그 파일을 열어보고 싶을 땐 굳이 USB 화면으로 접속하지 않고도 데본씽크 자체에서 파일을 클릭하여 오픈할 수 있다. 연결프로그램을 선택하기만하면 끝이다.
인덱싱으로 다음과 같은 일을 할 수 있다.
- 하드디스크 밖에 있는 자료 검색 : 인덱싱이 되어 있으면 실제 마운트되어 있지 않아도 검색은 할 수 있다. 단지 데본씽크에선 원본 파일을 참조만 하고있기 때문에 파일을 실제 사용할 순 없다. 이땐 볼륨을 마운트해주면된다.
- 문서 통합 관리 : 관련 문서들을 데본씽크에 포함시키지 않아도 인덱싱을 통해 자료는 유지하면서도 활용할 수 있다. 이것이야말로 관리가 아니고 무엇인가?
사진과 음악파일 카탈로그 만들기
문서 뿐만 아니라 사진과 MP3 파일 등 멀티미디어 파일도 카탈로그화 하여 관리할 수 있다. 텍스트 뿐만 아니라 이미지, 일러스트, MP3 등 음악 파일, 동영상 등의 대부분의 멀티미디어 파일을 지원한다.
단, 개발사에서도 밝히고 있듯 이 기능은 iPhoto나 iTunes를 대체하기위해 만들어진 것은 아니다. 말하자면, iPhoto나 iTunes에 비해 기능이 빈약하다. 대체제로 만들어 둔 것이 아니라, 자료 수집 및 관리 측면에서 만든 기능이기 때문에 강력한 기능이 있다기 보다는 단지 저장 및 참조 목적으로 활용할 수 있을 뿐이다.
예를들어 당신은 강사고, 강의를 준비할 때 동영상을 주로 사용한다고 해보자. 이 동영상들은 어디에 보관할 것인가? 일반적 유저라면 외장하드나 하드디스크 어디 한 구석에 폴더를 만든 다음 모든 동영상을 때려넣을 것이다. 이 동영상이 수백개가 넘어가면 원할 때 동영상을 찾기가 무척 힘들어 진다. 또한 강의 자료와 함께 보관할 수도 없다! 문서는 문서대로, 동영상은 동영상대로 관리하다보니 혼란은 가중된다.
위와같은 상황이 발생하지 않기 위해서는 데본씽크에서 문서와 동영상을 동시에 관리해버리면된다. 데본씽크의 DB 용량을 크게 할 목적이 아니라면, 앞서 설명한 인덱싱 기능을 통해 원본 파일은 그대로 두고 데본에선 참조만하는 방법으로 이용한다. (데본씽크는 DB의 용량이 커지면 커질수록 검색 속도와 반응이 느려지는 단점이 있다) 하지만 문서를 제외하면 음악이나 동영상 등의 멀티미디어 파일은 데본씽크의 필살기인 검색 기능을 제대로 응용하지 못하므로 꼭 데본이 아니어도 iPhoto나 iTunes 등, 원하는 소프트웨어에서 관리해도 된다.
여기서는 이런것도 할 수 있다는 정도만 알아두자.
하드디스크 파일 인덱싱
하드디스크에 저장된 파일이라고해서 인덱싱하지 못할 이유가없다. 모든 파일들을 데본씽크에 직접 넣는 방식(import : 임포트)을 사용해도 좋지만 인덱싱을 통해 원본 파일을 움직이지 않으면서도 데본씽크에서 자료를 관리할 수 있다.
이동식 디스크와 마찬가지로 파일을 인덱싱하면 해당 파일에 대한 내용과 저장 장소 등 전체적인 내용을 참조한다. 그리고 실제 내용을 표시하거나 수정을 위해서는 원본 파일을 이용한다. 한마디로 원본 파일의 위치를 모른다고 해도 데본씽크에서 어떤 텍스트 문서를 수정하면 원본에 반영된다.
텍스트와 기타 중요한 데이터 수집하기
데본씽크에서는 MAC OS X의 서비스 메뉴를 통해 자료 및 데이터를 수집할 수 있도록 지원한다. 굳이 서비스 메뉴를 통한 자료수집을 이용하지 않더라도 자료는 얼마든지 수집할 수 있지만 MAC을 활용하는 사용자의 개성에 따라 서비스메뉴의 데본씽크 스크랩이 더 마음에 들지도 모른다.
데본씽크에서는 Sorter Panel(이하 Sorter)에 텍스트나 자료를 드래그&드랍하여 저장할 수 있다.
데본씽크의 환경설정(Preferences)로 들어간 다음, Sorter 탭에 들어가보자. 여러가지 설정값이 있다. 우측 하단에 있는 ‘Show’버튼을 클릭하면 화면 좌측에 데본씽크의 Sorter가 나타난다. 이것을 드래그하여 원하는 곳에 배치할 수 있다(오른쪽에 배치해도 좋다)
그런 다음 원하는 데이터나 텍스트를 만나면 그것을 드래&드랍하여 Sorter로 끌어넣어 준다. Inbox에 잘 저장된다.
당신이 만약 텍스트의 일부분을 스크랩하는데, 제목을 붙이는걸 선호하지 않는다면 그냥 그대로두면된다. 데본에서는 텍스트의 첫번재 줄을 새로만든 문서의 제목으로 설정한다. 그래서 당신은 따로 스크랩한 문서의 제목을 다는 귀찮은 일 같은건 안해도된다.
데본씽크를 비롯한 GTD의 가장 기본적인 개념 중 한가지를 소개할까한다. 아주 단순하다. 글로벌 Inbox라고 불리는 첫번째 관문에 모든 데이터들이 1차적으로 저장된다. 마당있는 단독주택을 상상해보자. 모든 사람은 우선 대문을 통과해서 들어가야한다. 대문을 통과해야만 현관으로 들어가든 마당에서 뛰어놀든 안 방이나 작은방에 갈 수 있다. GTD에서도 마찬가지다. 모든 데이터는 대문으로 여겨지는 Inbox에 저장된다. Inbox에 자료들을 모아둔 다음 나중에 시간이 될 때 천천히 분류하는게 사용자가 해야할 전부다. 더불어 데본씽크에서는 자체 인공지능을 통해 자동으로 분류하거나 추천 분류 항목을 제안해주기도한다.
북마크 관리하기
통합 문서 관리 프로그램으로든 문서 기반 웹 브라우저로든 북마크를 관리하는 용도로 데본씽크를 사용할 수도 있다.
데본씽크 메뉴의 Data - New - Bookmark를 선택한 다음 원하는 제목과 주소를 넣어주면 완성이다.
당신의 모든 북마크를 구성해서 즐겨찾는 문서와 자주 방문하는 사이트를 쉽게 찾아 들어갈 수 있다. 분할 보기 기능을 활용하면 더욱 간편하게 관리할 수 있다.
당신이 만약 해당 URL을 데본씽크 자체의 브라우저가 아니라 직접 사용하는 브라우저에서 열어보고싶다면, 해당 URL을 클릭하기만 하면된다. 또는 마우스 우클릭이나 컨트롤+좌클릭으로 메뉴를 오픈시킨다음 Open With에서 원하는 응용 프로그램을 선택해도된다.
뉴스피드 받아보기
앞서 언급한 것처럼 데본씽크에서도 RSS와 Atom 등의 뉴스피드를 받아볼 수 있다. 게다가 마치 웹페이지에서 보여지는 것과 동일한 화면을 데본씽크에서 볼 수 있도록 지원한다. 쉽게말해 웹페이지에서보든 데본씽크 RSS에서보든 동일한 결과물을 보여준다.
뉴스피드와 직접 수집한 자료들을 조합하여 당신만의 프로젝트 자료 그룹을 만들 수도 있다.
뉴스피드와 관련된 자세한 내용은 뒤에서 다룬다.
노트 작성
데본씽크는 특히나 노트를 작성하고 관리하는데 적합하다. 당신이 작성하는 모든 노트를 데본씽크에서 관리한다면, 그 텍스트는 검색 대상이 되고 원할 때 언제든지 찾을 수 있는 자료로 바뀐다.
데본씽크의 노트를 작성할 때엔 다음과 같은 방법이 있다.
노트 작성 패널 이용 ( 데본씽크 메뉴의 Tools - Take Note)
Dock 메뉴에서 노트 작성 (Dock의 데본씽크 우클릭 후 Take Note)
어떤 텍스트편집기에서 텍스트 작성 후 데본씽크에 그 문서를 저장하기
어떤 아이디어가 떠오른다면 그것이 사라지기전에 우선은 기록해두도록하자.
텍스트 작성 및 목차 작업
데본씽크에서 문서를 작성하고, 탐색하며, 그 문서들을 그룹 구조로 만들어낼 수 있다. 뿐만 아니라 텍스트를 작성할 때 풀스크린 모드를 사용할 수 있다. 단 한번의 클릭으로 새 문서를 생성할 수 있으며, 관련 문서들을 찾아낼 수도 있다.
데본씽크에서 문서를 작성하는 작업의 이점은 한 화면에서 동일한 인터페이스 통해 익숙한 상태에서 여러가지 자료를 만들어낼 수 있다는 점이다. 또한 별도로 화면 이동없이 문서 작성 중에 데본씽크에서 곧장 다른 자료들을 검색하고 찾아내어 참고할 수 있게된다.
그룹 및 문서에 표시할 수 있는 간단한 목차 작업 역시 가능하다. Split view를 통해서 보기 좋은 아웃라인 작업을 할 수 있다.
그러나 앞선 말한 것처럼 노트 작성 및 아웃라인 작업에 최적화 된 많은 소프트웨어들이 출시되어 있는 탓에 굳이 문서작성 측면에서 데본씽크를 곡집할 필요는 없다.