이메일을 효과적으로 관리하는 방법 : Inbox Zero
- 키노트와 MAC
- 2015. 2. 20.
이메일을 효과적으로 관리하는 방법 : Inbox Zero
Inbox Zero는 이메일을 관리하는 매우 효율적인 시스템입니다. 보통의 할 일 관리 또는 GTD 방식도 같은 방법을 이용하죠.
현대사회에서 업무를 진행하고, 프로젝트를 추진하고, 산발적인 작업들을 처리할 때, 특히 다른 사람들과의 커뮤니케이션 및 협업 도구로서 이메일은 빠질 수 없는 도구입니다. 각종 파일과 문서들을 보내고 받으며, 다양한 이슈들을 소통하면서 일을 처리해야만하죠. 결국 이메일을 효과적으로 관리하는 것은 개인 생산성 측면에서나 프로젝트 성공률을 높이는데 꼭 필요한 시스템입니다.
구글에서 만든 유투브 동영상 듀토리얼이 있습니다. Inbox Zero에 대한 강연 콘텐츠인데요. 유투브 동영상 ↩에서 볼 수 있습니다. 영어를 잘하시는 분들이라면 한번 쯤 감상해보시면 좋을 것 같습니다. 아쉽게도 한글 자막은 제공되지 않고 있어서 영어에 취약하신 분들이라면 해석에 어려움을 겪을지도 모르겠습니다. 꼭 이 듀토리얼 동영상을 감상하지 않더라도 Inbox Zero를 이용하는데 큰 지장은 없습니다. 본질은 간단하니까요.
Inbox Zero의 목표는 단어 그대로 Inbox를 비워내는 것입니다. 할일 관리 목록에서조차 오늘 할 일은 무조건 Zero화 시키는 것에 목표가 있습니다. 이메일 관리에서는 Inbox에 해당하는 받은 편지함을 Zero화 시키는게 그 목표입니다. 하루에도 수십에서 많게는 수백통 이상씩 오는 각종 이메일들을 적절하게 처리하는 방식을 익혀둔다면 생산성 향상에 큰 도움이 될 것 입니다.
Inbox Zero를 하기 위한 방법에는 크게 다음과 같은 5가지 방법이 있습니다. 이러한 방법들은 상황이나 개인 성향에 맞도록 적절하게 이용됩니다.
삭제(또는 다른 폴더에 보관)
위임(다른 사람에게 전달)
답장
미루기(나중에 처리)
실행 또는 처리(답장을 제외한 어떤 작업 처리가 필요할 때)
삭제(또는 다른 폴더에 보관)
이메일은 시도때도없이 옵니다. 이메일 관리에서 삭제 작업은 어쩌면 가장 많은 작업에 해당할지도 모릅니다. 실제로 광고나 스팸 메일은 삭제해야할 주요 메일이죠. 이런 메일들이 Inbox에 있다면 곧장 삭제해주면 됩니다.
만약 삭제 대신 다른 폴더에 보관하고 싶은 메일이 있다면, 적절한 폴더를 만들어 그 쪽으로 이동시켜줍니다. 예를들어 은행 결제 메일이나 공과금 납부 고지서 등이 그렇습니다. 삭제하기에는 애매하고 Inbox에 보관하자니 Zero화 할 수 없기 때문에 다른 폴더로 이동시켜주는 것입니다. 실제로 이러한 메일들을 Inbox에 보관하는 것보다 다른 폴더에 적절히 분류하여 보관하는게 효율적이며 나중에 찾기에도 수월하죠.
단, 여기에서 주의해야할 점은 어떤 폴더로 이동시킬지에 대한 결정에 너무 많은 시간을 소요하면 안된다는 것입니다. 보통 수 초 이내로 결정할 때 가장 이상적입니다. 적절한 폴더를 미리 만들어둔다면 도움이 될 것입니다. Airmail 이나 gmail 등에서 제공하는 이메일 자동분류 필터등을 이용하면 아주 편리합니다. 나중에 참고할 일이 거의 없을 것 같은 메일이라면 삭제가 가장 빠릅니다.
위임(다른 사람에게 전달)
어떤 이메일을 받았는데 자신이 처리할 수 없는 상황이 있습니다. 이를테면 동료나 직장 상사 또는 관련 담당자에게 더 적합한 메일이 그것입니다. 이럴 경우에는 그들에게 해당 메일을 전달(forward)해주면 됩니다. forward 후에는 해당 메일을 삭제하거나 보관합니다.
이때, 무작정 전달하기보다는 전달할 때 짤막한 메모를 함께 남겨 전달하면 더욱 좋겠죠?
답장
커뮤니케이션에서 상호 소통은 매우 중요한 부분입니다. 답장이 없거나 누군가가 메일을 확인하지 않으면 참 난감하죠. 답장만 잘해도 이메일 관리는 성공적이라고 볼 수 있습니다.
본인에게 직접적으로 온 메일들 중에서 삭제되거나 보관되지 않은 메일이라면 답장하는 일만 남은 셈입니다. 이메일의 내용을 읽어보고 해당 작업이 몇 분 이나 수 분내로 처리할 수 있을 경우에는 그것을 처리 후 빠르게 답장 해줍니다.
그렇지 않을 경우, 특히 장시간이 예상될 경우에는 곧 그것을 처리하여 완료할 것임을 알려주는 내용으로 메일을 답장합니다. 이후 할일 관리 목록 등에 해당 업무를 기입해두고 적절한 시기에 처리 후 다시 답장해주면 되죠.
미루기(나중에 처리)
이메일을 받았는데 그와 관련된 작업을 마무리 할 시간이 부족할 때나 지금 당장 처리하기 어려울 경우도 있습니다. 예를들어 보고서나 참고자료를 받아야만 처리할 수 있는 작업이 있을 수 있죠. 이럴땐 보고서를 받은 다음 일을 처리해야하기 때문에 당장에 이메일을 삭제하거나 보관하거나 답장할 수 없습니다.(보고서 받은 후 처리하겠다는 소식의 답장은 가능하겠죠).
이럴땐 나중에 처리할 수 있도록 알림을 만들거나 할일 관리 목록에 추가하면 됩니다. 다행스럽게도 최근에 나오는 많은 이메일 서비스와 클라이언트들이 클라우드 또는 각종 플러그인으로 다른 앱들과 연동할 수 있도록 만들어져있습니다. 따라서 특정 이메일을 캘린더에 추가하거나 미리알림을 만들거나 분더리스트(Wunderlist)같은 앱에 Task를 보낼 수 있습니다.
이와 관련된 자세한 사항은 에어메일 분더리스트 플러그인 이용하기 ↩에서 확인해보세요.
실행 또는 처리
실행 또는 처리는 이메일 관리 및 업무처리를 비롯해 Inbox Zero에서도 가장 중요한 단계입니다. 이메일은 어떤 식으로든 처리되어야하니까요.
당장 처리할 수 있다면(시간이 있거나 준비 작업이 되었다면), 해당 작업을 모두 완료하세요! 그런 다음 계속해서 남아있는 작업으로 넘어갑니다.
이렇게 5가지 방법은 적절한 스타일에 따라 반복적으로 사용됩니다. 가령 보관한 메일을 미뤘다가 답장 후 다시 처리할 수도 있고, 처리한 메일을 삭제했다가 다시 보관할 수도 있죠.
이메일을 처리하는 방법은 유기적이지만 어떤 시점에서건 Inbox를 Zero화 하는건 변하지 않습니다. 이메일 처리를 미루지마세요! 특정 시간에는 항상 Inbox를 Zero화 하세요!