지메일(Gmail) 대용량 첨부파일 지원, 최대 10GB까지 첨부 가능.

지메일의 고질병이던 첨부파일 용량 문제가 드디어 해결되었습니다. 원래는 고작해봐야 25MB가 최대라서, 조금만 큰 파일만 있어도 지메일로 못 보내고 그랬었죠. 아직도 구글 한글 도움말에는 이메일 첨부파일 용량이 25MB가 최고라고 나와 있습니다. (2012-12-02)
지메일에 구글 드라이브가 들어오면서 파일당 최대 10GB 크기의 파일을 링크하여 메일에 첨부할 수 있도록 기능이 추가되었습니다.
구글에서는 클라우드 환경을 맞이하여 칼을 갈고 나온 것 같습니다. 급박하게 준비 된 시스템은 아닌듯하고 예전부터 전략적으로 적용 된 기능으로 보입니다. 구글은 업무에서의 협업을 항상 강조해 왔으니까요.

얼마전에 새롭게 추가 된 Gmail의 새 글쓰기 창 모드에 접속하여 첨부파일 란 오른쪽에 ‘구글 드라이브에서 파일 삽입’ 아이콘이 있습니다. 이때 발신자는 메일 내부에 직접 파일을 첨부하는것이 아니고 구글 드라이브에 파일을 업로드 하여 링크하는 형태로 이메일을 보내게 되는 형식입니다. 따라서 대용량으로 첨부 된 파일은 구글 드라이브에 항상 존재하게 됩니다. 이것은 N사, D사 등에서 제공되는 대용량 첨부파일의 다운로드 제한 기간이 있는것과 비교하여 상당한 장점이 됩니다.
또한, 국내 메일 서비스의 대용량 메일 첨부는 엑티브엑스라든지 어도비 에어 등을 이용하는것과는 다르기 때문에 쾌적한 이메일 환경을 제공합니다.

기존에도 구글드라이브에 파일을 올려 둔 후, 해당 링크를 메일에 넣거나 특정 사용자를 지정하여 공유 설정을 통해 파일을 ‘공유’할 수 있었습니다. 지금은 그것의 발전된 형태입니다. 문제는 구글 드라이브를 통해 첨부된 파일의 보안 문제입니다. 수신자는 구글 드라이브에 올려진 파일의 링크를 받는것이기 때문에, 해당 파일에 대한 퍼미션(권한)이 있어야 합니다. 이 문제를 어떻게 해결할까요?

구글에서는 임의의 파일을 선택 또는 링크할 경우, 파일이 수신자에게 아직 공개로 설정되어 있지 않은 상태일 때, Gmail의 분석 기능을 활용하여 자동으로 공유 설정을 판단하여 사용자에게 권한 설정을 할 수 있는 메시지를 보내줍니다.
혹시라도 이때 설정을 잘 판단해 주어야 합니다.

‘수정 가능’은 파일을 다운로드 및 수정할 수 있습니다. 구글 계정이 없어도 접근할 수 있습니다.
‘메모 작성 가능’은 말 그대로 파일 아래에 메모를 작성할 수 있는 (협업을 위한) 권한입니다. 구글 계정은 없어도 접근할 수 있으며, 파일 다운로드 할 수 있습니다.
‘보기 가능’은 파일을 확인 할 수 있으며, 구글 계정이 있어야만 접근할 수 있으니 유의하세요.

같은 방법으로, 구글 드라이브에 있는 파일의 URL을 복사하여 붙여넣어도 같은 기능으로 작동합니다.

한가지 단점도 있습니다. 혹시나 특정 수신자가 해당 파일의 권한을 얻은 다음, 읽기 권한이 있는 사용자는 다운로드 금지를 설정해버리면, 해당 파일 자체의 설정이 변경되기 때문에, 앞으로 이 파일에 대해 읽기 권한이 있는 사용자는 해당 파일을 읽을 수는 있으나 다운로드는 할 수 없게 됩니다. 또한, 파일을 비공개로 설정할 지도 모릅니다.
조금 번거롭죠. 따라서 가장 좋은 권한 설정은 ‘메모 가능’인 것 같습니다. 메모 가능 설정에서도 구글 로그인 없이 파일을 다운로드 할 수 있으니까요.

구글 드라이브는 기본적으로 5GB의 용량을 무료로 제공하는데요.
약간의 비용만 지불하면 용량을 더 늘릴 수도 있습니다. 최대 16TB까지 된다고 하니… 대단하네요. 다운로드 제한기간이 있는 대용량 파일 같은 경우 불편하기도 하고… 뭔가 압박같은 느낌이 있어서 꺼려지기도 하는데, 이제는 그럴 걱정이 없어서 괜찮네요. 용량이 부족하다면 더 늘리거나, 혹은 나중에 구글드라이브에 접속하여 오래 된 파일부터 조금씩 지워준다면 괜찮을 것 같습니다.
용량을 추가하는것도 비용이 저렴하니 고려해보는것도 괜찮아 보이네요.



만약, 이런 경우가 있을 수 있습니다.
A에게 PPT 파일을 대용량 첨부로 보냈습니다. PPT는 약 100MB 입니다. 전송하는데만 해도 꽤 시간이 소요됩니다. 겨우겨우 그렇게 전송을 했는데… 알고봤더니 오타가 있어서 슬라이드를 수정하여 다시 보내야 한다면?
이전 같았으면 수정 된 파일을 다시 첨부하여 다시 이메일을 보내야하는 수고로움을 감내해야 했습니다만, 구글 드라이브에 포함되어 있는 링크를 전송하는 방식의 지메일을 활용하면 훨씬 쉽습니다. 그냥 수정된 파일을 구글드라이브에 올려놓고 다운로드 하라고 말만 해주면 되니까요. 그리고 나중에 얼마든지 수정하여 다시 다운로드 하게 해 줄 수 있습니다. 구글 드라이브 내에서 제공되는 ‘버전’ 시스템이 그것을 가능하게 해줍니다.

하나의 링크만을 보존하여 전달하는 형태이기 때문에, Draft 자체를 메일로 주고 받고 또 주고 또 받는 방식보다는 엄청나게 효율적이라 하겠습니다.

또 좋은 점은, 수신자의 이메일 용량과는 전혀 상관이 없다는 점입니다. 발신자의 구글 드라이브 용량에만 영향을 끼치니까요. 도착할 중요한 메일들이 가득한데, 용량부족으로 반송된다는 전화가 빗발치고, 그로인해 예전 이메일부터 지우다가 멘탈 붕괴가 오는 경우는 없어져야겠습니다.

아직까지는 적용된지 얼마 안 된 서비스라 그런지 자잘한 문제점이나 수정사항들이 조금은 보입니다. 그래도 획기적인 발전에 박수를 치고 싶네요. 이제 지메일로도 대용량의 파일을 첨부할 수 있게 되었습니다!!

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