끝도 없는 업무, 효과적으로 처리하는 법
- 칼럼 에세이
- 2014. 11. 16.
끝도 없는 업무, 효과적으로 처리하는 법
일거리가 너무 많고 신경쓸게 많아서 항상 정신이 없고 무언가를 깜빡하는 경우가 잦은 사람이라면, 자신의 할 일 처리 시스템을 점검해 볼 필요가 있다. 물리적으로 불가능한 일을 감당하는게 아니라면 기록(수집) - 분류 - 처리라는 3단계 프로세스 아래에 자신의 할 일들을 집어넣기만해도 많은 것들을 처리할 수 있다.
자신만의 업무처리 흐름을 재정비한다면 무언가를 깜빡하는 바람에 곤란한 상황에 처하진 않는다. 직장인과 대학생들 뿐만 아니라 자영업자부터 백수까지 어떤 방식으로든 사회생활을 할 수 밖에 없는 사람에겐 항상 크고 작은 할 일이 생긴다. 가족과의 오붓한 외식, 영화관람, 보고서 작성 및 제출, 모임 참석, 여행과 휴가계획, 누군가와의 미팅, 심지어 시장에가서 장거리를 구매하는 일까지 모두가 할 일이다.
대부분의 사람들은 할 일을 관리하지않는다. 그들은 그냥 기억, 당장 급한 일 혹은 당장 머릿속에 떠오른 일부터 처리해나가는 것에 만족한다. 그래서 항상 정신없고 바쁘면서도 정작 제대로 된 일은 잘 못하는 경향을 보인다.
일이란 것은 많든 적든 관리되어야한다. 할 일을 관리하는 이유는 그 할 일을 잘하기 위해서이고, 현재의 일에 집중해서 높은 수준의 결과물을 얻기 위해서다. 예를들어 보고서를 제출해야된다는 사실을 결코 잊지 못하는 상황에서 세우는 여행 계획은 그다지 만족스럽진 않을 것이다.
전체적으로 볼 때 소수의 인원만 할 일을 관리한다. 당신이 만약 지금 어떤 방식으로든 할 일을 관리하고 있다면 일단 소수 그룹에 들었다고봐도 좋다. 그 소수의 인원 중에서 또 소수의 인원만 확실한 프로세스 아래에서 할 일을 관리한다.
사람마다 성격과 생김새가 조금씩 다르듯 할 일을 관리하는 방법도 다양하다. 또한 정답이 없다. 자신만의 방법을 체계화시키는 것만이 해답이다. 그리고 자신만의 방법을 체계화시키는 과정에선 다른 사람들의 할 일 관리에 대한 정보를 얻고 참고하고 벤치마킹할 필요가 있으며, 지속적으로 할일을 관리하면서 시행착오를 거쳐야만한다. 그렇게 다듬어진 할 일 관리 프로세스야말로 견고하게 자신의 할 일을 처리해줄 것이다.
처음에 할 일을 관리하는 것은 본인이다. 그러나 나중에가면 (적어도 업무적으로는)할 일 관리 목록이 당신을 관리하게된다. 이것은 습관의 일종이다.
업무노트와 다이어리로 관리하던 시절
나는 예전에 업무노트와 다이어리를 통해 오프라인 메모로 할 일을 관리했다. 유즈얼리 시리즈의 다이어리를 년도별로 사서 하루하루 페이지에 할 일을 적어놓고 당일이 되면 그 페이지에 있는 일들을 처리해나가는 방식이었다.
이것은 전통적인 방식이며 할 일을 관리하는 측면에 있어서는 단순한 프로세스다. 어느정도 나이가 있는 사람이라면 이런 방식을 선호할 수도 있다. 특히 저 다이어리가 수년간 쌓이면서 책장 한 켠에 하나씩 채워지는 모습은 보기만해도 즐거운 하나의 행복이기도 하다.
나는 2010년부터 2012년까지 총 3년간 다이어리 및 오프라인 노트 메모 방식으로 할 일을 관리했고 그럭저럭 잘 관리되었다.
그러나 지금은 다이어리를 사용하지 않는다. 다이어리 업무처리 방식에서 벗어난 가장 큰 이유는 크고 작은 일들이 너무나도 세분화되어있기 때문이다. 즉 요즘의 업무는 매우 작은 단위의 일이 많다. 누군가에게 전화하기, 누군가에게 이메일 보내기, 회신 받기, 문자보내기처럼 1분 안에 끝나는 업무들이 산재해있다. 이것들을 모두 다이어리에 적다가는 메모하다가 반나절이 가버린다. 그렇다고해서 이 모든걸 다 기억할 수 있느냐? 그렇진 않다. 그래서 빠르게 메모할 수 있는 디지털 형태로 넘어갔다.
업무 처리 흐름
디지털로 업무를 처리하기 위해서는 명확하게 결정된 일종의 프로세스를 가지고 있어야한다. 이것은 할 일을 처리할 때의 기준이 된다.
지금 내가 업무를 처리하는 흐름은 위와같다. 데이비드 알렌의 GTD(GETTING THINGS DONE)의 방식을 대체로 참고하여 나 자신에게 맞춘 방법이다.
할 일 입력 및 목록화
일단 할 일이 생긴다. 할 일은 우선 자신이 관리하는 어떤 것에 기록한다. 수집단계다. 소프트웨어 일 수도 있고, 프랭클린플래너나 오프라인 노트 혹은 포스트잇같은 메모지일 수도 있다. 어쨌든 지금 당장 처리해서 없애버릴 일이 아니라면 어딘가에 기록해야한다.
지금 당장 처리할 것인가?
기록 후에는 분류작업을 거쳐야한다. 즉, 지금 당장 처리할 것인지 나중에 처리할 것인지를 결정해서 적절하게 이용해야한다는 것이다. 가령, 지금 엄청 바쁘고 중요한 업무를 진행중인데 친구와의 잡담 전화를 위해 집중력을 흐트리고 싶지는 않을 것이다. 그렇다고해서 친구와의 잡담 전화가 인생에 결코 쓸모없다고 장담할 수 있는가? 그렇진 않을 것이다. 따라서 친구에게 전화하기라는 할 일은 현재 할 일이 마무리된 뒤 나중에 처리하면된다. 나중에 처리하기 위해서는 기억을 되살리기 위해 목록에 기입되어 있어야한다.
지금 당장 처리할 것이면 바로 처리한 뒤 목록에서 지워버리면된다. 그리곤 다시 할 일 목록을 살펴보고 다음 할 일을 결정해서 계속 반복하는 식이다.
만약 나중에 할 것이라고 결정한다면 이제 언제 할 것인지를 판단해야한다. 나중에 처리하기 방식에 대해서는 이전 글 Wunderlist로 완벽하게 할일 관리 및 GTD 하기 ↩에 자세히 설명해두었다.
개인적으로 이런 방식을 2013년부터 2년 가까이 쓰고있는데, 특히나 프리랜서가 된 올해에 큰 효과를 얻었다. 직장인 시절에는 직장에서 쓰는 업무용 다이어리(책자같은 전통적 크기의 다이어리)에 직장업무만을 관리했고 개인적 일들은 GTD로 했었었다. 그러나 지금은 개인 할일과 업무적 할일의 구분이 없어졌기 때문에 위의 방식으로 한꺼번에 관리하고 있다.
결과적으로 무언가를 깜빡하는 일이 거의없고, 산발적으로 퍼져있는 많은 일들을 거의 완벽하게 컨트롤할 수 있게되었다.