회사기업 이메일 다음스마트워크에서 하이웍스로 변경

하이웍스로 변경한 이메일

이번에 카카오 데이터센터 화재 사태를 겪으면서 다음 스마트워크 메일에서 하이웍스 그룹웨어 메일 시스템으로 우리 회사의 이메일 시스템을 바꾸었다.

며칠간 메일을 받지도 못했고, 보내지도 못했어서 피해가 지금 막심하다. 며칠간 티스토리 블로그도 먹통이 되어서 방문자도 1/10토막 나고 검색 잘 되던 게시글들도 모두 내려간 상황이다.

이번 사태같은 일은 사실은 매우 특수하고 예외적인 상황이라고 생각해서 앞으로는 이런 일이 없을거라고 믿지만, 그렇다고 하더라도 다음 스마트워크를 벗어날 명분이 되기에는 충분했다.

이 글을 준비하면서 찾아보니 우리 회사에서는 다음 스마트워크를 2016년 중순부터 사용한 것으로 확인되었다. 지금이 2022년이니 약 6년간 다음 스마트 워크에서 메일을 잘 사용하였다.

다음 스마트 워크를 사용하면서 겪었던 몇 가지 문제점을 정리하면 다음과 같다.

1. 메일 수신이 간헐적으로 들어오지 않는다. 즉, 메일 받기 시스템을 신뢰하기 어렵다.
2. 메일 수신이 특정 시점에 매우 느리다. 비즈니스 업무를 하다보면 이메일을 재빨리 받아서 확인하고 회신해야하는 경우가 있는데, 이때 상당히 불편해서 gmail의 다른 메일 주소를 보내면서 다시 한 번 전송해달라고 했던적이 여러차례 있었다.
3. 다음 스마트 워크는 무료이지만 기본 베이스를 한메일(다음메일)을 쓰고 있다. 무료라는 장점이 있고 개인 도메인도 쓸 수 있었고 용량도 넉넉했지만, 아무래도 1번의 단점과 2번의 단점으로 인해 불편해서 언제고 그룹웨어를 도입할 생각이 있던 차였다.

이렇게해서 기업 회사 이메일을 다음 스마트워크를 대체할 곳으로 찾아보았다.

기업 회사 이메일을 검토할 때 고려사항

1. abcd@namsieon.com 처럼 개인 도메인을 쓸 수 있을 것
2. 이메일 수신/발신 속도가 빠를 것
3. 이메일 프로그램 또는 웹사이트에서 이메일 작동 과정의 전체적인 경험이 경쾌할 것
4. 비용이 저렴할 것

이렇게 4가지 정도의 고려사항을 두고 검토를 하기 시작하였다. 결과적으로 일단은 하이웍스를 도입해서 사용해보고 있는 중이다. 하이웍스를 사용하면서 현재 고려사항 대부분이 만족되었지만, 3번 항목, 그러니까 사용자 경험이 경쾌할 것이라는 부분은 반 정도만 만족되었다. 어차피 외부 프로그램으로 연결해서 사용하고 있어서 크게 문제되지 않을걸로 판단하였다. 하이웍스 웹에서는 버튼 클릭이나 사용 경험이 약간 느리다...ㅠㅠ (mac, safari 기준)

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우리 회사는 규모가 작은 회사라서 사람이 엄청나게 많은게 아닌데다가 이미 블로그에서 namsieon.com 도메인을 오래도록 쓰고 있어서 도메인 관련은 문제될 것이 없었다.

이제 이메일 제공 업체만 찾으면 되는 상황에서 몇 가지 검색을 해보고 자료를 좀 찾아보다가 몇 군데의 이메일 업체를 알게되었는데 그 중에서 가비아에서 운영하는 하이웍스를 찾게됐다.

 

하이웍스 그룹웨어 도입

회사에서 운영하는 도메인이 약 3개 정도 있고 그 중에서 namsieon.com도 메인으로 블로그에서 쓰고 있는데 그 도메인 업체가 가비아다. 오래도록 쓰면서 가비아에 대해서 도메인에 대해서는 신뢰가 있었던만큼 가능하다면, 가비아에서 운영하는 하이웍스로 결정하려고 했다.

처음에 네이버웍스를 검토하였으나 소규모 사업장에 적용하기에는 비용이 부담되는 것이 사실이었다. (월 7,000원 정도) 네이버웍스는 대기업이 운영하는 시스템이고 네이버 메일의 친숙함이 있어서 좀 더 검토 대상이 될 수 있었겠지만, 아무래도 비용문제를 포함해 우리회사에서 사용하지 않는 기능들이 붙은 그룹웨어를 통으로 구독해야하는 문제가 걸림돌이었다.

결국 하이웍스로 결정하고 결제를 한 후 신청하였다. 마침 지금 40% 할인이 있어서 큰 금액은 아니지만 소소하게나마 할인도 받을 수 있었다. 도메인 연결을 위한 DNS 서버 설정의 경우, 일반인들에겐 조금 복잡할 수 있는데 가비아 도메인 + 하이웍스 조합에서는 메뉴얼을 읽어보니까 자동연결 버튼을 클릭해서 빠르게 설치 및 설정할 수 있다고해서 해보았는데 정말 그렇게 됐다.

결제 후 약 30분 안에 설치 및 메일 수발신이 가능하도록 셋팅되었다.

회사 메일이나 개인 도메인을 연결하여 사용할 경우, 업체가 바뀌어도 주소를 바꿔주고 DNS를 연결해주기만하면 되므로 기존에 쓰던 이메일 주소를 그대로 쓸 수 있다는 장점이 있다. 예를들어 지금 다음 스마트워크에서 쓰던 메일 주소를 그대로 하이웍스에서 쓰고 있다. 기존 도메인이 연결되었던 다음 스마트워크의 DNS를 끊어버리고 새로운 하이웍스의 DNS를 넣어주면 바로 연결되고 테스트도 끝마쳤다.

기존에 나누어주었던 명함이나 제출했던 서류들에 모두 기존 이메일 주소가 있어서 비즈니스 차원에서 거래처 관리나 영업 관리에 이메일 주소는 매우 중요하고 전화번호 만큼이나 변경되면 안되는 요소가 어느정도는 있다. 그래서 가능하다면 개인 도메인을 쓰는게 유리하기도 하고, 비즈니스에서 abcd@naver.com 보다 abcd@namsieon.com처럼 회사 또는 개인 도메인으로 메일 주소를 제공하는 것이 훨씬 전문성 있어 보이는 효과가 있다.

2016년부터 써와서 정들었던 다음 스마트워크를 정리하고 하이웍스로 변경한 후에는 현재는 메일 수발신이 많지 않아서 아직 경험치가 부족하지만, 메일이 들어오지 않는다거나 메일을 발송하였는데 아주 늦게 도착하는 문제 등만 없으면 저렴한 하이웍스의 비용을 지불할 가치는 충분할걸로 생각하고 있다.

전자세금계산서 결제, 부가세 계산 등의 몇 가지 비즈니스에 필요한 기능도 그룹웨어 안에서 제공해주고 있다. 메시지 기능이나 게시판 기능도 있는데 소규모 회사에서는 그냥 직접 말하는게 낫기 때문에 우리 회사에선 쓸 일이 있을 것 같진 않다. ㅎㅎ

몇달간 하이웍스를 사용하다가 약간의 문제가 있어서 네이버웍스로 2023년부터 변경하였습니다. 아래 글은 최종본 글이니 참고해주세요.

(최종) 하이웍스에서 네이버웍스로, 도메인은 가비아에서 후이즈로 변경 완료