분더리스트로(Wunderlist) 할일 관리(todo list) 및 GTD 하기
- 칼럼 에세이
- 2014. 11. 14.
Wunderlist로 완벽하게 할일 관리 및 GTD 하기
오늘날 대다수의 업무는 큰 업무 몇 개가 있는 형태가 아니라 분할된 작은 업무가 엄청나게 많은 형태로 진행된다. 요즘 업무분할은 여러가지로 유용하고, 큰 업무를 할 때에도 그것을 잘개 쪼개서 조금씩 처리해나가는 방식이 일반화되어있다. 예를들어 책 1권을 쓰는 일은 200페이지짜리 1권을 통째로 쓰는 것이 아니라, 각 파트별, 꼭지별로 나누어 10페이지짜리 20개를 만들어 묶어내는 형태로 진행한다. 이렇게 작은 단위로 쪼개서 추진하는 업무 방식은 확실하게 전략적이다. 이것은 책쓰기 뿐만 아니라 회사 업무, 여행, 미팅, 의전, 자료조사를 비롯한 대다수의 업무에 적용할 수 있다.
반면 잘개 쪼개진 수 많은 일들은 각각의 주제를 갖고있어서 어느순간 파도처럼 밀려온다. 따라서 피터드러커가 지식근로라 부른 오늘날에는 작은 업무를 관리하는게 하나의 업무가 될 수 밖에 없다. 당연하겠지만 요구가 있으면 해답이 나오게된다. 작은 업무를 관리하는 몇가지의 방법론이 도출되어있다. 대표적인 방법론으로 프랭클린플래너같은 우선순위방식과 GTD같은 당장처리방식으로 나눌 수 있다.
나는 작가로서, 블로거로서, 그리고 프리랜서로서 작은 단위의 많은 일들을 처리해야하는 입장이다. 이메일, 카카오톡 같은 메신저의 답장같은 짧은 시간단위를 가진 일에서부터 장문의 블로그 글을 남기고, 사진을 분류하고, 데이터를 백업하는 일과 책의 씨앗글이 될 칼럼이나 글 자체를 쓰기 위한 자료수집 및 관리, 개인데이터베이스구축같은 장시간을 요하는 일 뿐만 아니라 여행일정을 계획하고 SNS를 관리하는 것같은 다양한 할 일들이 산발적으로 퍼져있다. 이것들을 단지 메모지나 머릿속에서만 관리한다면 나는 금세 미치광이가 되거나 아무런 일도 하지 못하는 공황상태에 빠질 것이다. 그래서 나는 생산성, 특히 개인생산성메니지먼트시스템(소위 PPMS라 불리는)에 관심이 많다. 현재 나는 데본씽크(Devonthink) 및 포켓(Pocket)같은 프로그램을 이용하여 자료수집을 해두고 별도로 관리하는 폴더트리를 구축하여 해당 자료를 주기적으로 관리한다. 년도별 일정은 캘린더로, 그리고 마지막으로 가장 중요한 할 일 목록은 분더리스트로 관리한다.
스스로가 수 많은 할일들을 거의 완벽하게 처리할 수 있다는 사실을 인지할 때, 엄청난 자신감과 업무적 생산성 향상을 느낄 수 있다.
이 글에서는 내가 직접 오래도록 사용하고 있는 분더리스트(Wunderlist)라는 프로그램과 나에게 맞춤화된 변형된 GTD방식으로 어떻게 할 일 관리 및 GTD를 할 수 있는지에 대해 이야기하고자한다.
할 일을 관리하는 이유
분더리스트의 설치법이나 GTD에 대한 기본개념은 인터넷에 많이 나와있으므로 여기에서는 생략한다. 대신 할 일을 왜 관리해야하는지는 짚고 넘어가야한다. 이것은 할 일을 관리할 때 꼭 기억해야할 가장 중요한 부분이다. 역설적이게도 사람들이 할 일 관리에 실패하는 이유는 할 일을 관리하는 이유를 모르기 때문이다.
할 일을 관리해야하는 이유는 단순하다. 그 할 일을 확실하게 처리하기 위해서다. A라는 일을 확실하게 하기 위해 A를 제외한 다른 모든 할일들을 관리해야하는 것이다. 이것은 계획과는 다소 다른 개념인데, 계획이 책 1권 쓰기라면 할 일은 파트1에 해당하는 1꼭지 쓰기(10페이지 정도)가 된다. 데이비드 알렌이 제시한 GTD 방식에선 2분이라는 시간이 중요 단위가되는데, 이것은 문화적,개인적 성향에 따라 다르게 판단하고 자신에게 맞춰가면 된다.
집중력이 아무리 좋은 사람이라 하더라도 답장해야 할 이메일 수십통 있는 상황에선 제실력을 발휘하지 못할 것이다. 우리들이 할 일을 관리하는 것은 바로 이 지점에서부터다. 가령, 어딘가에 답장해야할 이메일 수십통에 대한 메모(할 일)와 답장내용에 대한 간략한 정보를 적어둔다면 당장 이메일 수십통 답장에 대한 이미지를 머릿속에서 지워버릴 수 있다. 그러면 자연스럽게 현재하고 있는 일에 집중할 수 있을 것이고, 당연히 능률은 오른다. 그리고 현재하고 있는 일을 모두 끝마친 뒤에 메모와 내용을 참고하여 하나씩 이메일에 답장해주면 된다.
할 일을 관리해야하는 두번째 이유는 할 일을 관리하지 않고서는 할 일을 할 수 없기 때문이다. 우리들은 너무 많은 정보, 너무 많은 업무에 시달린다. 10페이지짜리 칼럼 한 편을 쓸 때만해도 전화 몇 통, 이메일 10개, 메시지 수십개가 날아오고, 페이스북 알림은 연신 띵동거린다. 이 중에서 이메일과 메시지에 대한 답장은 언뜻보면 별 필요없는 일로 보일 수 있으나 경우에 따라서는 현재하고 있는 일보다 훨씬 중요할 때도있다. 순간순간 마주하는 모든 일의 우선순위를 미리 결정하는건 불가능하다.따라서 할 일을 착실하게 하기 위해서라도 할 일은 관리되어야한다.
할 일 관리의 중요 개념 3가지
아이디어나 할일들은 언제 어디서 생각날지 모르지만 보통 컴퓨터앞에 있을 때보다는 길을 걷다가, 커피를 마시다가, 누워있다가, 책을 보다가 등의 상황에 떠오른다. 그리고 이렇게 떠오른 아이디어는 빠르게 머릿속에서 지워지기 때문에 지워지기 전에 어딘가에 확실하게 기록해두는게 필요하다. 스마트폰, 테블릿같은 전자기기나 메모지, 노트같은 걸 휴대하는 사람이라면 적절한 것을 사용하면된다. 당장 분더리스트에 입력하지 않아도좋다. 일단 기록해서 보관하는게 중요하다. 그리고 짬이 날 때 해당 기록을 보고 분더리스트에 옮겨적으면된다.
할 일 관리에선 중요개념 3가지만 챙기면 큰 무리없이 많은 할 일들을 관리할 수 있다. 오늘 할 일, 특정 일에 할 일, 언젠가 할 일이 그것이다.
1. 오늘 할 일
오늘 할 일이란 말 그대로 오늘 해야하는 일이다. 그러나 오늘 할 일 중에서도 다음으로 미뤄지거나 연기해야하는 상황은 발생한다. 오늘 오후 3시에 예정된 미팅이 내일 오후 3시로 미뤄질 수 있다. 어떤 자료가 오늘까지 도착하기로 계획되어 있었으나 사정에 의해 내일 도착한다는 연락이 오는건 흔한일이다. 중요한건 할 일을 관리하는 것이다. 오늘 할 일이 다음으로 미뤄진다고해서 스트레스 받을 필요가없다. 우리는 결국 그 일을 완수할 것이고 현재 완벽하게 컨트롤하고 있으니까.
그럼에도 불구하고 특별한 사정이 없다면, 오늘 하기로 했던 일은 오늘 하도록 노력해야한다. 작은 업무들이 모여있는 환경의 특성은 어느 순간 엄청나게 불어나버린 할 일 때문에 어떤 일에 손을 대야하는지 알 수 없는 경우가 생긴다는데 있다. 결국 하루하루가 지나면서 계속된 오늘 할 일을 처리해나가는게 GTD의 핵심이다.
우선 분더리스트에서는 날짜를 입력하면 자동으로 오늘 할 일이라는 목록이 만들어진다. 따라서 사용자가 별도로 오늘 할 일이라는 목록을 만들 필요는 없다. 동시에 주간 할 일이라는 목록도 생성되는데 이 주간 할 일은 앞에서 이야기한 특정일에 할 일로 사용하거나 아니면 한 주간의 할 일을 모아서보는 역할로 이용한다.
2. 특정일에 할 일
우리가 해야하는 업무들 중 상당수는 날짜와 연관성을 갖는다. 현대에 시간은 무엇보다 중요한 것이기 때문이다. 아주 단순한 업무를 예로들어 특정일에 할 일을 어떻게 분더리스트에서 관리할 수 있는지 살펴보자.
예를들어 10일 뒤에 A라는 사람의 생일이라는 사실이 불현듯 떠올랐다고 해보자. 그리고 그 사람에게 축하문자를 보내줘야하는 일이 있다. 그러면 A 생일 문자보내기라는 일이 생긴거다. 만약 분더리스트를 사용할 수 있는 환경이라면 A 생일 문자보내기라는 항목을 추가한다. 그리고 날짜를 입력해둔다.
아쉽게도 현재의 분더리스트로 한꺼번에 시간까진 정할 수 없다. 즉, 할 일 자체는 날짜에만 해당되고 알림받는 시간을 설정하여 개인이 스스로 관리해야하는 방식이다. 아래쪽에 있는 미리 알리기를 클릭하여 알림받고자하는 시간을 입력해둔다.
이제 A 생일 때 문자를 보내야하는 일은 잊어버려도된다. 해당 날짜의 해당 시간이되면 이메일이나 데스크탑, 스마트폰에도 분더리스트가 설치되어 있다면 스마트폰의 알림으로 이 할 일을 해야됨을 일깨워줄 것이다.
특정일에 해야 할 일을 지금부터 메모해두고 계속해서 바라봐야하는건 그다지 옳은 방법은 아니라고 생각한다. 생일 문자를 보내는 일은 당일에 알게되어도 충분하다. 우리는 할 일 관리 시스템을 통해 머리를 깨끗하게하고 마음을 가볍게해야만 무언가에 좀 더 집중할 수 있다.
특정일에 할 일은 대체로 이런식으로 관리한다.
3. 언젠가 할 일
할 일 관리에서 GTD만의 최대 장점이 할 수 있는 부분이 바로 언젠가 할 일이다. 언젠가 할 일은 중요도와는 상관없이 언젠가는 해야할 일 혹은 언젠가 해야만 할 일이 된다. 하지만 당장은 하지않아도 되는 일, 그러니까 말하자면 시간순위도 낮고 오늘 기준으로 우선순위도 낮은 일이지만 개인에겐 꼭 필요한 그런 일들이라고 보면된다. 예를들어 블로그에 책 서평 쓰기라는 할 일은 오늘해도되고 내일해도되며 며칠뒤에 해도 문제는 없을 것이다. 이런 일들을 처음부터 날짜를 정해둔다면 개인에게 엄청난 스트레스로 다가오지 않을 수 없다. 그래서 언젠가 할 일은 언젠가 할일 목록에 넣어두고 잠시 잊고 지내다가 주기적으로 또는 시간이 여유로울 때 확인하여 하나씩 처리하면된다.
우선은 언젠가 할 일이라는 목록은 존재하지 않으므로 목록을 만들어야한다. 한글로 언젠가 할 일이라고 해도좋고 SOME DAY라고 해도좋다.
목록을 만들어두고 해당 목록에 언젠가 할 일들이 떠오르면 그때그때 삽입해둔다.
언젠가 할 일을 관리하다보면 어느 땐가 시간이 지나버려서 별 쓸모없어지는 일이 생기는 경우가 있다. 예를들어 선풍기를 사려고했는데 이미 여름이 지나가버려 선풍기가 필요없어지는 경우라면 선풍기 구매라는 할일은 곧장 지워버려야한다. 언젠가 할 일들은 주기적으로 목록을 살피면서 관리해주면된다. 우선은 오늘 할 일과 특정일에 할 일부터 처리하는게 옳다.
모든 할 일 보기
GTD를 지원하는 프로그램에선 대체로 기능이 있고 분더리스트에도 있는 모든 할 일을 볼 수도 있다. 모든 할 일에는 오늘 할 일과 특정일에 할 일, 그리고 언젠가 할 일을 포함해 개인이 만들어 둔 별도의 목록에 대한 리스트까지 모조리 확인할 수 있다. 만약 모든 할 일이 분더리스트에 추가되어있다고 가정할 때 모든 할 일 보기로하면 자신이 현시점에서 해야할 모든 일들을 확인할 수 있는 것이다.
모든 할일은 주기적으로 살펴보면서 전체를 조망할 때 사용하면 유용하다.
세부작업 추가 및 메모 활용
작게 분할된 업무라 할지라도 그 업무 안에 또 다른 세부적 업무가 나열되는 경우가 있다. 이것은 일종의 프로젝트개념이다. 예를들어 여행계획 수립이라는 할 일이 있을 경우 그 안에 숙박, 교통, 지도, 예산 등 또 다른 세부적 할일들이 추가된다. 그러나 이런 프로젝트 세부 할일들을 모조리 할일목록에 넣어두면 한도 끝도 없기 때문에 분더리스트에서 지원하는 세부작업 리스트를 이용한다.
예를들어 여행일정을 계획할 땐 대체로 아래처럼 나타날 수 있다.
작은 세부단위의 업무는 순서나 중요도는 그다지 쓸모없다. 중요한건 여행일정 계획이라는 할일의 데드라인까지 그 일들을 모두 완료하느냐 뿐이다. 그래서 순서대로하든 상황에 맞게하든 어쨌든 계속해서 처리해나가면된다. 가령, 위 리스트에서 숙박 예약이나 교통편 예약은 장보기 리스트나 카메라 충전보다는 훨씬 중요도가 높은 업무다. 하지만 전체적인 여행일정 계획이라는 시선에서 볼 땐 중요도를 재단할 수 없기 때문에 카메라 충전을 해두고 숙박을 예약해도된다는 의미다.
숙박 예약이 완료되면 앞에 있는 네모버튼을 클릭하여 체크하면 해당 업무에 사선이 그어지면서 완료되었음을 직관적으로 알려준다. 결국 이 여행일정 계획이라는 프로젝트는 세부목록을 모두 완료하면 자동으로 완료되는 것이다.
이미지 삽입
분더리스트에선 세부 항목에 이미지를 첨부하여 참고자료로 활용할 수도 있다. 잘개 쪼개진 업무 내부에 이미지가 필요한 경우가 있을까? 있다.
책을 읽다가 중요한 내용 혹은 나중에 서평을 쓸 때 인용하고싶은 내용이 있다면 어떻게 할 수 있을까? 우선은 분더리스트에 서평쓰기라는 할 일을 만들고 스마트폰으로 해당 페이지를 촬영하여 할일 내부에 넣어두면된다. 그러면 나중에 참고할 때 굉장히 편리하다.
또한 강의 들으러 가기라는 할 일이 있을 때 강의장 위치를 잘 모를 땐 텍스트를 주소로 넣거나 매번 지도를 찾아볼 필요없이 지도 이미지를 찾아 첨부해주면 다음부턴 빠르게 확인할 수 있게된다.
처음엔 별로 필요하지 않을 것 같은 기능인데, 막상사용해보면 정말 유용한 기능이다.
완료 목록 관리하기
자, 사실 여기까지만 이용하면 별다른걸 공부하거나 추가하지 않고도 충분히 만족스럽게 할 일들을 관리할 수 있게된다. 분더리스트에 포함된 할 일들은 업무를 시작할 때부터 끝낼 때까지 수시로 보면서 살펴야하고, 아이디어가 떠오르거나 추가할 때도 마찬가지다.
할 일을 완료했으면 그 할 일 앞에 있는 체크버튼을 체크하여 제거한다. 하지만 실제로 항목이 완전히 사라지는건 아니고, 완료라는 목록에 추가되어 있다.
별다른 일이 없다면 완료목록은 건들지 않는편이 좋다. 이 완료 목록은 분더리스트든 다른 시스템이든 중요하다. 특히 관리해야할 할 일이 많고 오래도록 써온 유저에게 중요한데, 완료목록을 검토하면서 하루를 되돌아보거나 업무내역을 점검할 수 있다는 내용 뿐만 아니라 중복된 할 일을 하지 않는데도 유용하기 때문이다.
쉽게 말해서 완료한 할 일을 분더리스트 내에서 검색할 수 있다. 이것은 똑같은 일을 두 번하지 않게한다는 의미이고 생산성에서 매우 중요한 부분이다. 가령, 이번달 전기세를 납부했는지 안했는지가 떠오르지 않을 경우 검색창에 전기세라고 검색하여 전기세 납부라는 할 일이 완료되었는지 아닌지 우선적으로 체크해볼 수 있다.
기타 기능 : 정렬, 이메일보내기, 인쇄
추가 기능으로 정렬기능을 이용할 수 있다. 정렬은 할 일을 생성한 날짜나 만기일 순으로 나열할 수도 있고 중요도 순이나 알파벳으로 할 수도 있다. 경우에 따라, 특히 많은 할일이 있을 경우 유용하지만 오늘 할 일관점에선 그렇게까지 유용하다 할 순 없다.
두번째로 이메일로 목록을 보내거나 목록을 인쇄하는 기능도 제공된다. 필요할 때 사용하면된다.
똑같은 시간에도 어떤 사람은 많은 일을 확실하게 처리하고 어떤 사람은 텅텅 빈 업무 결과를 내놓는다. 이것이 100% 할일관리 때문이라 할 순 없겠지만 확실히 영향은 있다. 머릿속이 할 일로 가득찬 사람이 하는 일과 할 일이 어딘가에 확실하게 기록되어 있고 현업무에만 집중하는 사람의 결과물은 다를 수 밖에 없다. 더군다나 할 일이 제대로 관리되고 컨트롤이 습관화되면 이전보다 훨씬 많은 일을 빠르게 처리할 수 있게 되면서 결과적으로 여유시간도 더 늘어나고 스트레스는 줄어든다!